QUESTIONS & ANSWERS WITH ROBERT WALTERS.
En medio del estado de alarma, hemos sido invitados como ponentes junto a otras compañías importantes a participar en un Webinar organizado por Robert Walters acerca de la revolución de los Smart Workplaces.
Al ser SDV & Partners una empresa especializada en la construcción de espacios de trabajo flexible y oficinas, hemos abordado el tema sobre la nueva forma de trabajar en estos espacios, explicando cómo se han desarrollado a lo largo de los años, los motivos por los que han surgido y las últimas tendencias que comienzan a redefinir lo que conocemos como espacio de trabajo.
Compartiremos una pequeña parte de Webinar en formato de preguntas y respuestas relacionadas con el Smart Working:
RW: ¿Qué elementos son necesarios para crear un Smart Working Place? (incluyendo aspectos digitales, políticas de trabajo flexibles y el diseño de los espacios).
SDV: Cuando hablamos de oficinas ya no pensamos en los despachos compartimentados, todos queremos trabajar en espacios que impulsen la creatividad, generen comunidad y los puestos de trabajo no sean estáticos. Buscamos nuevas experiencias y flexibilidad a todos los niveles, buscamos el Smart Working.
Cuando pensamos en Smart Working, lo primero que debemos promover son espacios que tengan un alto componente tecnológico y de conectividad, pero a la vez cálidos y acogedores, donde el usuario no se sienta ajeno sino como en casa y pueda trabajar en un puesto de coworking o concentración, con compañeros en un meeting booth o en una cabina atendiendo una llamada que requiera una mayor privacidad.
El espacio es fiel reflejo de la filosofía de la dirección. Si buscamos captar y retener talento, el diseño de cada zona ha de promover la comunicación y generar un sentimiento de pertenencia y motivación en todos los usuarios que ha de traspasar las fronteras de la oficina.
Las políticas encaminadas a flexibilizar la jornada aplicando el Smart Working, conciliando la vida laboral y personal, formación continua online y potenciar el trabajo fuera de la oficina permiten que todos los medios que pone a disposición la empresa sean útiles y sirvan de correa de transmisión para que el empleado pueda maximizar su potencial sin comprometer su vida familiar.
RW: ¿Has creado alguna oficina según estas ideas para tu empresa o para un cliente? Si sí, ¿Cómo ha sido el proceso?
SDV: Muchas. El proceso ha sido apasionante, desde la toma de datos hasta la entrega del nuevo espacio a sus usuarios.
Hemos trabajado en diversos proyectos, algunos han empezado como pequeñas reformas de espacios para evaluar el impacto en la productividad y otros han sido proyectos integrales. En todos, hay factores comunes que garantizan el éxito del proyecto:
- Compromiso de la dirección
- Oportuna y efectiva gestión del cambio
- Comunicación a todos los niveles
- Motivación por captar y retener talento
- Tecnología y flexibilidad como elementos claves para el diseño de los espacios y en las formas de trabajar, ya no es necesario un puesto asignado
- Voluntad de innovar, regenerar y triunfar en un entorno cada vez más competitivo
RW: ¿Qué iniciativas especificas has implementado para transformar la oficina en un Smart workplace?
SDV:
- Tecnología que permita la conectividad total tanto dentro como fuera de la oficina
- Mobiliario que garantice comodidad y ergonomía en todos los espacios
- Uso de colores que beneficien la creatividad y el Smart Working
- Iluminación acorde al uso de cada espacio. No podemos buscar calidez con una pantalla led de 60×60 aunque cambiemos el mobiliario y el resto de acabados
- Recomendaciones para la flexibilización de las jornadas laborales y teletrabajo aplicando Smart Working Philosophy
- Iniciativas diferentes cada semana que impulsen una identificación con la marca y sirvan para hacer networking. Hay que lograr la interacción de los usuarios del Smart Workplace
RW: ¿Qué características hacen de la nueva oficina un Smart Workplace?
SDV: Un Smart Workplace es aquel que, teniendo la mejor tecnología disponible para los usuarios que la habitan, logra conjugar aspectos tales como:
- Luz y vegetación natural
- Mobiliario multiusuario que promueva las reuniones informales
- Colores, olores y música estimulante en zonas específicas
- Conectividad 24/7. No puede haber limitaciones para desarrollar las actividades, todos los recursos están destinados a mejorar la productividad
- No hay puestos fijos para la mayoría de los usuarios como norma general
- Recorridos de circulación y zonas de encuentro que promuevan la comunicación
- Un Community Manager, responsable de implementar y evaluar el impacto de las iniciativas diseñadas por el equipo de RRHH de la empresa
RW: ¿Qué beneficios ofrece la empresa a los empleados (¿teletrabajo – cuantos días por semana; horario flexible; tecnologías específicas; espacios en la oficina?)
SDV: No podemos revelar información sobre las políticas de RRHH de las empresas, pero sí podemos confirmar que la mayoría de ellas ya contaban con iniciativas para el Smart Working, puestos para personal que se desplaza entre delegaciones y salas preparadas con la mejor tecnología disponible.
Muchas de las empresas con las que hemos colaborado conocían las nuevas formas de trabajar, por lo que nuestra intervención se basó en una nueva configuración de los espacios incorporando lo que mejor se adaptaba a cada empresa en lo que respecta a iluminación, mobiliario, actividades y zonas para concentración y colaboración, recorridos que busquen la interacción entre los usuarios durante la jornada de trabajo y nuevas tecnologías tanto en oficina como en remoto.
Finalmente, se consigue una mejora considerable de la imagen corporativa que posibilita la captación y retención del talento.
RW: ¿Recomendaciones a otras empresas que quieran construir un mejor espacio de trabajo que cumpla con la evolución de las necesidades de sus empleados? / un Smart Workplace?
SDV: El Smart Working Place es un centro de creación y trabajo en equipo, flexible, con la mejor tecnología para los usuarios, libre en el uso de los espacios y dinámico. Ningún día debe ser igual al anterior. Si tras ponerlo en marcha podemos decir que estas consignas se han cumplido, habremos creado un Smart Workplace. Tras darle vida, el siguiente reto consiste en generar comunidad y potenciar la creatividad para retener el talento y poder captarlo con más facilidad.
